マネージド・メールルーム・サービスによる効率化

June 4, 2025

Case Study

ドレーク・ビジネスサービス・アジアは、現地のオペレーション・スーパーバイザーが監督するメールルームの専門家チームを指揮しています。その結果、効率的なプロセスと市場をリードするテクノロジーを組み合わせた付加価値の高いサービスを提供することができました。

ワンファラープレイスのために提供したもの

デジタル・ハブ・テクノロジー

私たちはSPSとデジタル・ハブ・ソリューションの両方のテクノロジーを導入し、オペレーションを自動化しました。

セキュリティとコンプライアンス

コンプライアンスを重視したサービスを提供し、疑わしい項目を慎重に選別して分離します。

ハイタッチ・サービス

私たちは、ビルの一流顧客に、顧客サービスに重点を置いたハイタッチなサービスを提供しています。

エグゼクティブ・サマリー

マネージド・サービスを成功させるには、人材、プロセス、テクノロジーの適切な連携が必要です。この3つの要素を整合させる当社の能力を示す一例が、シドニーにあるワン・ファラープレイス（法律、金融、保険など多様な組織が入居する複合オフィス）のマネージド・メールルーム・サービス契約です。

大手プリントベンダーとの協業により、ドレーク・ビジネスサービス・アジアはこのビルのマネージド・サービス・プロバイダーとして選ばれました。大半のテナントは「基本サービス」契約に基づいてサービスを提供していますが、大規模なテナントのひとつである一流のグローバル法律事務所には、別途「プレミアムサービス」契約も提供しています。

挑戦

ワン・ファラー・プレイスで管理するサービスの注目度の高さは、多くの課題をもたらしている。

当社の「プレミアム」サービスに関しては、極めて高い水準のセキュリティ・コンプライアンスを維持しています。これには、潜在的な脅威がないかすべての受信郵便物をスクリーニングすることと、すべての小包を徹底的に検査することが含まれます。

信頼性を第一に、サービスはタイトなスケジュールで提供され、ビルのさまざまなテナントに毎日4通の郵便物が配達される。

さらに、私たちは、私たちのサービスが彼らの品質基準を満たすことを保証するために、私たちが下請けした印刷業者と緊密に協力しています。

ソリューション

私たちは、現地のオペレーション・マネージャーが監督する熟練したメールルームの専門家チームを率いて、合理化されたプロセスと最先端技術を組み合わせたサービスを提供しています。私たちのアプローチには、SPSのiTrakとuBookソリューションを使用したインバウンドアイテムのトラッキングとアウトバウンドクーリエの管理が含まれ、これらの手順は簡素化され、自動化されています。現在、当社の技術ソリューションを社内のデジタル・ハブ・システムに移行し、サービスレベルを向上させているところです。

処理件数、作業員の生産性、インシデント、その他の注目すべき事象の概要を記した詳細な月次管理レポートをお客様に提供しています。一貫して卓越したレベルのサービスを提供するため、継続的な改善活動のカレンダーを維持しています。さらに、予想される人員不足に対応するため、十分な訓練を受けたバックアップスタッフを配置しており、高レベルのサービス提供を維持するのに役立っています。

結果

2015年に契約を開始して以来、ドレーク・ビジネスサービス・アジアは例外的な進歩を遂げ、クライアントに追加コストを課すことなく、当初の4倍の成長を遂げました。これは、業務を継続的に改善し、セキュリティ対策とコンプライアンスを向上させ、お客様のニーズの変化に対応したサービスを提供することで達成されました。

長年にわたり、私たちはコスト削減とサービスレベルの向上を実現し、クライアントの満足度に大きく貢献してきました。これらの成果は、さらに5年間の契約更新という形で結実しました。これは、私たちの卓越性へのコミットメントと、クライアントにもたらす価値の証です。

私たちの努力により、私たちはマネージド・メールルーム・サービスの信頼できるパートナーとしての地位を確立しました。